Transmission des actes au contrôle de légalité

Télétransmission

 
 

La transmission par voie électronique des actes soumis au contrôle de légalité et au contrôle  budgétaire est l’un des programmes majeurs de la modernisation de l’administration de l’État, développée par le ministère de l’Intérieur depuis 2004 dans le cadre du programme ADELE (Administration électronique), sous l’effet d’une double prise de conscience : la nécessité de faire entrer l’administration (État et collectivités) dans la « modernité » électronique et celle de recentrer l’activité des fonctionnaires sur les tâches constituant leur cœur de métier en les déchargeant des activités matérielles annexes. Cette évolution a été engagée grâce aux programmes @CTES et Actes Budgétaires.

Vous trouverez dans ci-dessous une présentation de l'application ACTES ainsi que plusieurs fiches pratiques à l'attention des émetteurs.

I. Le principe de la télétransmission

Le programme ACTES (Aide au Contrôle de légaliTé dématErialiSé) est développé depuis 2004 par le ministère de l’Intérieur sur le territoire national.

Il permet aux collectivités d’envoyer à la préfecture les actes soumis au contrôle de légalité et au contrôle budgétaire, non plus par courrier postal, mais par Internet.

C’est une démarche fondée initialement sur le volontariat des collectivités, souple et adaptée à leurs attentes, avec choix du calendrier et du périmètre des actes télétransmis.

Le programme ACTES BUDGETAIRES (AB) permet la dématérialisation de l’ensemble de la chaîne budgétaire locale grâce notamment au logiciel Totem qui génère le document budgétaire sous le format xml.

Une mise à jour est disponible dès le 1er jour ouvrable de chaque année dans l’outil Totem, permettant ainsi le respect des maquettes budgétaires.

II. Quelles structures peuvent se raccorder à ACTES ?

 - les communes et leurs établissements publics (ex : CCAS, Caisse des écoles, Régie personnalisée ;

- les établissements publics de coopération intercommunale tels que les syndicats intercommunaux, les syndicats mixtes, les établissements publics territoriaux et les métropoles ;

- les départements ;

- les régions ;

- les entreprises publiques locales (SPL, SPLA, SEM, SEMOP etc…) ;

- les associations syndicales autorisées.

III. Quels sont les avantages d’ACTES pour la collectivité ?

 Un outil simple et rapide : la collectivité reçoit immédiatement, sans déplacement ou envoi postal, l’accusé de réception au titre du contrôle de légalité ;

  • Un outil fiable et sécurisé : la transmission est sécurisée (certification – norme d’échange) ;
  • Un outil moderne : il fait entrer le contrôle de légalité dans l’ère de l’administration électronique ;
  • il offre à la collectivité locale une occasion de réorganiser les circuits de documents en interne ;
  • il permet de réduire certains coûts (affranchissements postaux / reprographie) ;
  • il s’inscrit dans le développement durable par le moindre recours au papier ;
  • il facilite l’archivage et la recherche électronique des documents tant par les agents que par les élus.

IV. Comment transmettre les actes dématérialisés ?

 Prendre contact avec la préfecture pour faire part de votre intention et obtenir des informations complémentaires ;

  • Faire délibérer l’organe délibérant de la collectivité sur la décision de télétransmettre, sur l’autorisation de signer le marché avec le tiers de télétransmission et sur l’autorisation de signer une convention avec le préfet ;
  • Compléter et signer la convention proposée par la préfecture.

L’article R. 2131-1 du code général des collectivités territoriales (CGCT) impose aux émetteurs le recours à un dispositif (système de collecte des actes) homologué par le ministère de l’intérieur. Généralement, cela est proposé comme un service par des opérateurs ou tiers dont le dispositif est homologué. Les opérateurs de télétransmission sont chargés d'acheminer les actes vers le sas électronique du ministère de l'intérieur. Ils sont, à ce titre, responsables de l’authentification des collectivités émettrices et de l’intégrité du flux de données. Néanmoins, il est aussi possible à la collectivité de mettre en œuvre son propre dispositif.

Lorsque le dispositif de transmission homologué d’un opérateur de transmission est exploité par un tiers, son acquisition doit s’effectuer par la voie d’un contrat. Le cas échéant, il doit respecter les impératifs de mise en concurrence et d’égalité de traitement des candidats.

La collectivité doit s’assurer que l’opérateur de transmission qu’elle choisit est effectivement agréé par le ministère de l'intérieur. Seul cet agrément est en mesure de garantir le respect du cahier des charges par l’opérateur ainsi que la sécurité de l’ensemble de la transmission.

Pour transmettre des actes par voie électronique, les « collectivités » doivent signer avec le représentant de l’État territorialement compétent une convention. Le dispositif doit être choisi avant la signature de la convention entre la « collectivité » émettrice et le préfet, et non après. En effet, cette dernière doit mentionner le dispositif utilisé ainsi que son responsable d’exploitation dans la convention signée avec le préfet.

L’assemblée délibérante approuve, par délibération, la convention de transmission et autorise le chef de l’exécutif à la signer et à signer tous ses avenants. 

Toutes les « collectivités » dotées d’une personnalité morale distincte doivent signer une convention spécifique avec le représentant de l’État (par exemple, la caisse des écoles d’une commune devra signer sa propre convention). De même, la personne morale émettrice doit être créée individuellement dans la base de données de l’application @CTES.

 V. Que faire en cas de difficultés ?

En cas de difficultés dans la transmission des actes, merci de contacter directement votre opérateur de télétransmission, le cas échéant.

Si toutefois la panne venait à persister, merci de prendre l’attache de la préfecture par l’intermédiaire de la boîte fonctionnelle. En tout état de cause, les documents budgétaires ne pourront être transmis par voie papier.

 Pour rappel, vous pouvez nous contacter sur la boîte fonctionnelle suivante : pref-collectivite-locales@val-de-marne.gouv.fr .

Pièces jointes :

Pour plus d’informations, je vous invite à consulter le portail de l’État au service des collectivités locales au lien suivant : https://www.collectivites-locales.gouv.fr/actes-0 .